대부분의 동물병원들은 소프트웨어를 체계적으로 감시한 적이 없습니다. 병원 관리 소프트웨어가 처음 도입되고, 그다음 고객 커뮤니케이션 도구, 결제 플랫폼, 온라인 약국, 예약 시스템, 검사실 통합, 리뷰 서비스, 그리고 최근에는 AI 기록 자동화 도구까지 하나씩 쌓입니다. 각 결정은 그때그때 합리적으로 보였지만, 결과적으로 8~10개의 별도 도구를 사용하게 됩니다. 이 비용은 대부분 보이지 않습니다. 매달 청구되는 금액이 충분히 작아 누구도 의심하지 않고, 활성화하지 않은 모듈에 대한 비용, 그리고 도구 간 데이터를 수동으로 이동하는 데 걸리는 직원 시간이 대표적인 예입니다. 많은 병원에서는 통합 레이어가 소프트웨어가 아니라 사람, 주로 병원 관리자이며 이 작업은 어떤 청구서에도 나타나지 않습니다.
90분 감사 방법은 4단계로 진행됩니다. 첫 번째, 모든 소프트웨어 목록을 작성하고 실제 청구서를 확인하며 팀이 사용하는 무료 도구도 포함시킵니다. 두 번째, 같은 기능을 하는 도구를 찾아 중복을 확인합니다. 예를 들어 PIMS와 별도 플랫폼에서 중복으로 알림을 보내거나, 두 개의 결제 프로세서를 사용하는 경우가 있습니다. 세 번째, 수동으로 데이터를 입력해야 하는 틈을 파악합니다. 예약 도구와 PIMS에 같은 정보를 두 번 입력하거나, 검사 결과를 수동으로 인쇄하고 붙이는 작업이 대표적인 예입니다. 이 비용은 절대 청구서에 반영되지 않으며 직원 시간과 실수, 번아웃으로 이어집니다. 네 번째, 실제 비용을 확인한 후 3~5가지 항목만 선택해 담당자와 기한을 정해 실행합니다. 마지막으로 모든 갱신 날짜를 공유 캘린더에 60~90일 전에 알림을 설정해두어야 합니다.
한국 동물병원들도 유사한 상황에 처해 있습니다. 국내 동물병원 관리 소프트웨어들도 다양한 기능을 제공하지만, 실제 사용 중인 기능과 미사용 기능의 차이를 파악하기 어려운 경우가 많습니다. 중복 구독과 수동 데이터 입력으로 인한 숨겨진 비용은 한국 병원에서도 분명히 존재할 것입니다. 특히 국내 소프트웨어 특성상 월정액 구독제가 일반적이고, 갱신 시점 놓치면 자동 연장되는 구조가 많으므로 이 감사 방법이 더욱 중요합니다. 이 기사를 참고해 병원 소프트웨어 목록을 한 번 점검해보면 연간 구독비를 상당한 금액 절감할 수 있을 것입니다.
이 병원 소프트웨어 비용이 제가 내는 진료비에 영향을 주나요?
소프트웨어 비용은 진료비에 포함되지 않도록 관리하고 있습니다. 대신 효율적인 시스템으로 더 나은 진료 서비스를 제공할 수 있도록 노력하고 있답니다.
한국 동물병원 블로그나 뉴스레터에 '우리 병원 소프트웨어 점검하고 연간 구독비 절감하기'라는 제목으로 이 감사 방법을 소개하면 실무진들의 관심을 끌 수 있을 것입니다.